مدیریت زمان با تکنیک پومودورو

من عادت داشتم زیاد کار کنم. ۶۰، ۸۰ و یا حتی ۱۰۰ ساعت در طول هفته کار کنم. من اجازه می دادم کار بخش بزرگی از چگونگی تعریف خودم باشد. آن ساعت‌های زیاد کاری را همانند مدال افتخار در نظر گرفته و دوست داشتم به همه نشان دهم. من عاشق گفتن این به مردم بودم که ساعت‌های زیادی را کار می‌کنم و سرم واقع شلوغ است و اصلا زمانی برای سر خاراندن ندارم. این برایتان آشنا است؟ با نگاه به گذشته، می‌فهمم که از کارم برای امتحان و پر کردن فضای خالی در خودم استفاده می‌کردم. در اینجا مشکل تنها این بود که فضای خالی همانند سایه چاله بود. اصلا چند ساعت کار کردن من مهم نبود. زیرا همیشه کم بود و هیچ وقت به اندازه کافی نمی‌رسید. با این حال و گذشت زمان یک روز فرا رسید که دیگر کار کردن برایم کافی بود. این کافی حتی از کافی هم بیشتر بود. به این ترتیب کار را متوقف و شروع به اولویت‌ بندی کردم تا زندگی خود را ارزیابی کنم. باید تغییر ایجاد می‌کردم. باید روشی هوشمندانه و عالی برای کار کردن داشتم. باید با بهینه سازی کار بیشتر را در زمان کمی انجام می‌دادم. این مورد چیزی جز مدیریت زمان با تکنیک پومودورو نبود. در این مقاله از آکادمی کاریزما می‌خواهیم به بررسی چگونه تغییر دادن مسیر کاری و زندگی بپردازیم و این با پومودورو ساده و دلنشین است.

پومودوروچیست؟ چگونه با پومودورو به مدیریت زمان بپردازیم؟

پومودورو چیست؟ در سال‌هایی اخیر که پشت سر گذاشته‌ایم درباره تکنیک پومودورو مواردی را شنیده بودم که در مدیریت زمان موثر است. خیلی ساده به نظر می‌رسید. اما همانطور که می‌گویند، ساده‌ترین چیزها اغلب به بهترین شکل ممکن کار می کنند. مقاله فرانچسکو سیریلیو خالق این تکنیک را مطالعه کردم. این فرد در سال ۲۰۰۶ ماهیت تکنیک پومودورو و روانشناسی پشت آن را توضیح داده بود. یادگرفتن این سیستم زمانی که روشی انقلابی است بسیار آسان است و اگر به درستی استفاده شود باعث تغییر زندگی خواهد شد. این تکنیک را به صورت کلی می توان به چهار اصل اساسی زیر تقسیم کرد.

۱٫ با زمان کار کنید، نه برخلافش: زندگی اکثر ما به گونه‌ای است که گویی زمان دشمن ماست. ما جهت به اجرا در آوردن قرارداد و تحویل آن به صورت سریع با زمان مسابقه می‌دهیم و درگیر هستیم. تکنیک پومودورو به ما می‌آموزد که به جای مبارزه با آن، با زمان کار کنیم.

۲٫ فرسودگی کاری را از بین ببرید: استراحت کوتاه و برنامه‌ریزی شده در حین کار، احساس “کار کردن بر روی شعله‌ها” را که به خاطر فشار زیاد به خود است را از بین می‌برد. زمانی که با این سیستم همراه باشید خستگی و فشار بیش از حد، تخیلی بیش نخواهد بود.

۳٫ حواس پرتی‌ها را مدیریت کنید: تماس‌های تلفنی، ایمیل، پیام‌های فیس‌بوک یا مواردی از این گونه باعث درگیر شدن ذهن می‌شود و به نوعی انرژی شما را بسیار زود تخلیه می‌کند. معمولا این حواس پرتی‌ها را که اصلی‌ترین تفاوت میان افراد موفق و ناموفق است را باید از بین برد. تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند تا حواس پرتی‌های خود را ثبت کنید و بعدا برای آنها اولویت بندی کنید.

۴٫ تعادل کار و زندگی بهتری ایجاد کنید: بیشتر ما خیلی صمیمانه با گناهی که ناشی از تعویق است آشنا هستیم. اگر یک روز خوب و مثمری نداشته باشیم، به نظر قادر نخواهیم بود از اوقات فراغت خود لذت ببریم. شما به عنوان یک استاد پومودورو، یک جدول زمانی موثر ایجاد کنید و به وظایف مهم خود با اولویت دست پیدا کنید، بنابراین از زمان تعطیلات و وقت آزاد خود لذت ببرید.

فرآیند پومودورو: ۲۵ دقیقه تمرکز

در حال حاضر شما احتمالا فکر می‌کنید: “این موارد همه عالی هستند، اما حالا باید چه کاری کنم؟”

در واقع کاملا ساده است:

• فعالیتی را با در نظر داشتن هر باید فقط یکی انتخاب کنید.
• زمانی را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
• در زمان تنظیم شده به فعالیت خود برسید و با تمام شدن زمان هر کجا بودید آنجا را مشخص کنید.
• با داشتن ۵ دقیقه استراحت اولین پومودورو را کامل کنید.
• مراحل بالا را تا ۴ بار تکرار و بعد ۱۵ دقیقه استراحت داشته باشید.

شاید با خود فکر کنید ، “بیست و پنج دقیقه کار؟ این که هیچی نیست! واقعا کار راحت و آسونیه”

سریع نتیجه گیری نکنید…

این ۲۵ دقیقه کار ثابت و متمرکز بر روی یک کار است. پرداختن به چند فعالیت نیست. بدون ایمیل و تماس تلفنی، بدون چک کردن فیسبوک. کاملا هیچی! حواس پرتی نباید در کار باشد!

شروع کار: ابزارهای مورد نیاز

برای من، این عادت که استفاده کردم، به ابزار و راه‌هایی نیاز داشت که استفاده کردم.

• تهیه کردن زمان سنج از هر نوعی
• برای گوشی خود حتما حالت پرواز داشته باشید.
• مکانی ساکت برای کار داشته باشید
• دفترچه یادداشت برای مشخص کردن فعالیت بعد زمان.
• نیاز داشتن به برنامه ریزی روزانه در ۵ دقیقه. (این مورد از ویژگی‌های افراد موفق درطول روز است.)
• در پایان هر هفته به مدت ۳۰ دقیقه زمان برای برنامه‌ریزی هفته آینده و بازبینی هفته گذشته.

اولین تلاش من با پومودورو

مانند اکثر موارد زندگی‌ام، این مورد را از طریق آزمایش، رنج، ناامیدی و تلاش‌های فراوان یاد گرفتم، اما در نهایت پیشرفت و رشد کردم.

در ابتدا، فکر کردم می‌توانم هر روز ۱۶ پومودورو انجام دهم. . . مشکلی نبود، زیرا عادت داشتم آنقدر کار کنم که کمتر از هفت ساعت کار برایم همانند یک نسیم به نظر می‌رسد!

روز اول ۱۲ پومودورو را تمام کردم و به صورت کلی بسیاری کار انجام دادم. اما بازهم مثل یک شکست خورده احساس داشتم، زیرا قادر به رسیدن هدف خود نبودم. احساس خستگی و بدبختی داشتم.

طی روزهای بعد، سعی کردم تعداد هدف‌های خود را کم کنم. وقتی تمام شد،بسیاری از کارهایم را انجام دادم و به طرز شگفت آوری احساس مفید بودن داشتم. من می دانستم که به چیز خوبی رسیده‌ام. ولی، روزهای دیگر، یا خیلی کار می‌کردم یا خیلی کم . . و همین باعث شد من اطمینان پیدا کنم که این سیستم از گنگ‌ترین سیستم‌های جهان است.

یک روز، من کل سیستم را نادیده گرفتم و با انتخاب روش قدیمی به انجام چند کار به صورت همزمان پرداختم. من کاملا غیرمولد و ناامید بودم. دندان‌هایم را روی هم فشار می‌دادم و برای چند روز دیگر کار خود را ادامه دادم. آنچه فهمیدم که، بهره‌وری این مورد با زمان استفاده از تکنیک پومودورو اصلا قابل مقایسه نیست.

یافتن توازن: جادوی عدد ۸

سرانجام سر عقل آمده و شروع به امتحان با تعداد کمتری پومودوروهایی با تعداد کم کردم. با شروع روزانه پنج عدد پومودرو و افزایش آن تا هشت عدد در روز شروع کردم. هدف من هر روز هشت پومودورو و در هفته ۴۰ عدد بود.

این روش بسیار موثر بود، اما خود می‌دانید که کسی نمی‌داند در زندگی چه اتفاقی می‌افتد. برای مثال; بعضی روزها جلسات زیادی برای حضور در آنها داشتم، یا دخترم در مدرسه نمایش داشت و واقعا نمی‌خواستم آنها را از دست دهم. بنابراین، ممکن بود نتوانم هر روز ۸ عدد پومودورو را انجام دهم.

برای من مشخص بود که عدد جادویی من در هفته ۴۰ مورد است. . . اما نیاز داشتم تا برای ساعت هفته کاری خود انعطاف بالایی داشته باشم.

محاسبات در این مورد بسیار ساده بود.

• ۴۰ پومودورو مساوی است با داشتن ۱۰۰۰ دقیقه کار در هفته.
• یعنی ۱۶٫۷ ساعت کار در هفته.

با این حال، وقتی خیلی زیاد ادامه می‌دادم، یا از نظر جسمی یا روحی کمبود داشتم، نمی‌توانستم هشت پومودوروی خود را کامل کنم.

پس، عقب می‌ماندم و روز بعد سعی می‌کردم ۱۴ پومودورو را کامل کنم. این باعث خستگی و در نتیجه ناراحتی من می‌شد.

فهمیدم که باید کمی به عقب برگردم و دوباره به فکر ساعات کاری هفته خود باشم و به روحیه خود توجه کنم. برای تمرکز و تفکر دو مرتبه روی کار خود پومودورو بهترین انتخاب بود، ولی باز جهت کارکرد موثرش روی من موردی کم بود.

چگونه یاد گرفتم عاشق هفت ساعت کاری در روز باشم (واقعا!)

وقتی تصمیم گرفتم تغییر کنم، به خودم تعهد دادم که هرگز در آخر هفته، تعطیلات یا حتی بعد از ۵ بعد از ظهر کار نکنم. واقعا عالیه؟ خوب، من خوشحالم که به همه این وعده‌ها عمل نکردم، و این در واقع کار خوبی بود.

در آن روزهایی که نمی‌توانستم تا ساعت ۵ بعد از ظهر هشت پمودوروی خود را تمام کنم احساس استرس و شکست داشتم. ناگهان فهمیدم که دیدگاه من درباره هفته کاری خیلی محدود است. چرا باید این تعهدات را به خودم بدهم در حالی که می‌توانستم کار کنم؟ این مورد را انجام دادم چون با ساعت‌های کاری زیاد و بدون فکر مانع از رسیدن به هدف‌ها می‌شدم. همانطور که پرل اس.باک می‌گوید: ” پیدا کردن لذت در کار یعنی پیدا کردن سرچشمه جوانی”.

به جای اینکه بدون انگیزه داشتن به کارهای بی میل بپردازم به مواردی پرداختم که برایم خوشحال کننده بود. همین باعث شد تا زمان کافی برای حضور در جلسه و نمایش دخترم در مدرسه داشته باشم، همانی که اکثر افراد آنها را ساعت کاری در نظر می‌گیرند. این باعث شد تا کمک خوبی به ذهنم در مورد اینکه چه زمانی می‌توانم یا نمی‌توانم کار کنم داشته باشم.

قطعه آخر معمای من، تغییر ساعت کاری ۵ روز در هفته به ۷ روز در هفته بود که گزینه خوب و عالی است. بنابراین، ساعاتی که جهت تمام کردن ۴۰ پومودورو در هفته داشتم از ۴۰ الی ۴۵ ساعت به ۱۶۸ ساعت در هفته افزایش پیدا کرد. از آنجا که من فقط ۱۶٫۷ ساعت نیاز داشتم، یعنی من فقط ۰ درصد از وقتم را کار می‌کردم. چه تفاوتی!

همه چیز فقط در ۱۶٫۷ ساعت در هفته؟!

ممکن است شما فکر کنید که ” ساعات کاری من در دو روز بیش‌تر از این است! بعد می‌گویید، آنوقت این زمان برای طول هفته جهت انجام کارهایم مناسب است؟ ”

بله! این دقیقا همان چیزی است که به شما می‌گویم و نه، احتمالا بیشتر از ۱۶٫۷ ساعت در هفته کار خواهید کرد. بگذارید توضیح دهم.

من ۳۵ الی ۴۰ ساعت در هفته کار می کنم، اما حداقل ۲۰ الی ۲۵ ساعت آن را صرف تماس، جلسات، آنلاین و آفلاین شدن در شبکه‌های اجتماعی و سایر کارهایی با تمرکز کمتر می‌شود. اینها مهم هستند، اما من آنها را به عنوان کار حساب نمی‌کنم.

من واقعا هر هفته ۱۶٫۷ ساعت کار می‌کنم و طی این چند ساعت در مقایسه با ۲۵ ساعت دیگر، در حدود ۵ برابر بیشتر حاصل می‌کنم.

هیچ اجتنابی وجود ندارد. زندگی جریان دارد و تا زمانی با انسان صحبت و زندگی می‌کنیم، به خصوص اگر در جامعه مدرنی باشیم که هر ۲۴ ساعت روز در هفته با هم در ارتباط هستیم دیگر داشتن محیط کاری بی نقص و ایده‌آل مشکل و غیر ممکن است. با این وجود، بجای سخت کار کردن می‌توانید باهوش‌تر کار کنید.

روانشناسی انگیزه: تسلط بر انرژی خود

در یک دنیای عالی، من هشت نکته در صبح برای روز موفق دارم که ارزش بالایی دارد. من در انجام هر یک به یک میزان مشتاق و با انیگزه هستم و همین باعث می‌شود تا کارهای خود را در طول روز در کمتر ۳ ساعت بدون هیچ مشکلی انجام دهم.

عالی به نظر می‌رسد، درست نیست؟ متاسفانه، “ما به دنیای بدون نقص حتی نزدیک هم نیستیم.”واقعیت این است که همه انسان هستیم و در دنیایی پر از انسان‌های دیگر زندگی می‌کنیم. احساساتی داریم که قابل کنترل نیست و اغلب خسته می‌شویم و با این‌حال حوصله انجام بعضی از کارها را که ممکن است ضروری و راحت هم باشند را نداریم.

برای اینکه در کار خود موفق باشم باید با این مشکل روبه رو می‌شدم و سعی می‌کردم تا کار خود را با در نظر گرفتن و کنار آمدن با آن انجام دهم.

سطح انرژی و نگرش من روی کار و خروجی من تاثیر می‌گذارد. بنابراین باید در وضعیت خود آگاهی داشتم و به آن تسلط پیدا می‌کردم. من در چندی قبل مقاله‌ای در مورد تسلط یافتن بر انرژی مطالعه کرده بودم که بیان کرده بود سوالاتی زیر می‌تواند بسیار کمک کننده باشند.

•  انرژی فیزیکی من- چقدر سالم هستید؟
• انرژی احساسی من- چقدر خوشحالید؟
• انرژی ذهنی من- چقدر می‌توان روی موضوعی تمرکز داشته باشم؟
• انرژی روحی من- هدفم از انجام این کار چیست؟

این سوالات به من کمک کردند تا هنگام اولویت‌بندی وظایف، حال و هوای خود را برای داشتن انرژی در نظر بگیرم. در نتیجه، من دیگر کاری را مجبورا انجام نمی‌دادم.

وقتی انرژی بدنی من کم است، روی سلامتی و استراحت خود کار می‌کنم. وقتی انرژی عاطفی من کم است، مواردی را انجام می‌دهم که مرا خوشحال کند، مثل گذراندن وقت با همسر و دخترم.

البته، من نیز مجبور شدم کارهایی را پیدا کنم که از آن لذت ببرم. این مورد بسیار نشاط آور بود تا زمانی به کاری رسیدگی کنم که به آن لذت نداشتم و از بیخ انرژی من را تخلیه می‌کرد. پس با این وجود زمان زیادی برای رسیدن به خود و وقت گذرانی با خانواده داشتم و وضعیت روحی و ذهنی من خوب بود.

می‌خواهید بیشتر پیش بروید؟

به آرامی اما مطمئنا، پومودورو برای همیشه نحوه کار من را تغییر داده است. . .

آماده‌اید؟

پیشنهاد: چرا امروز یک پومودورو را امتحان نمی‌کنید؟ بیست و پنج دقیقه تمرکز کامل روی یک کار. با یک پومودورو شروع کنید و کم کم بالا روید.