چگونه در جلسات سخنرانی خود را شروع کنیم؟

شمایی که بسیار در جلسات شرکت می‌کنید ممکن است تا به حال به این فکر کرده‌ باشید که چگونه می‌توان به بهترین شکل ممکن جلسات را شروع کنید. شاید شما به صورتی هستید که اگر کسی در سر جلسه دیر حاضر شود به خاطر وی از ابتدا دوباره شروع کنید، که نشان دهنده این می‌باشد شرکت کننده‌های در جلسه قادر به کنترل شما می‌باشند. این را هم مورد توجه داشته باشید که چنانچه شما بحثی را بدون هدف در سر جلسه سخنرانی شروع کنید افرادی که با هدف مشخصی حاضر شدند قادر به خارج کردن کنترل شما از بحث می‎باشند. اگر شما فقط در سر جلسه سخنگو باشید افرادی که گوش می‌دهند بر این تصور هستند که به رادیو گوش می‌دهد. پس، اگر تمایل دارید جلسه‌ای مفید داشته باشید باید دارای شروع خوب و محکمی باشید. اینکه شما دارای شروع و خوبی برای جلسه باشید همانند قطعه اول ارکستر است . لحن ارکستر موضوعات اصلی و چیزی که در انتظار شما است را معرفی خواهد کرد. پس ما این مقاله را از آکادمی کاریزما برای یادگیری چگونگی شروع خوب یک سخنرانی آماده کرده‌ایم.

راه‌های درست شروع جلسات

برای اینکه بتوانید با موفقیت و پیشرفت روبه رو شوید و به اهدافی که در سر دارید دست پیدا کنید، بهتر است سخنرانی خود را با شیوه عالی و اصولی شروع کنید. باید هر موردی را در نظر داشته باشید و از عوامل خوب و تاثیر گذار و همچنین اشتباهاتی که ممکن است شما و بحثتان را برای اعضا در خطر بیاندازد اجتناب کنید.

۱٫ مشخص کردن هدف جلسه

اگر اهل جلسات باشید می‌دانید که برخی از آنها وقت زیادی از شما را خواهند گرفت. این در حالی است که ممکن است اصلا کسی نداند موضوع چیست. بهترین کار این است که هدف جلسه را در دستور کار داشته باشید و در اول جلسه خود یادآوری کنید. باید در بین جلسات تصمیم‌گیری و ایده پردازی تفاوت داشته باشید. به جدا کردن جلساتی برای تعیین استراتژی‌های بلند مدت، جلسات تعیین اهداف و مسئولیت کوتاه مدت بپردازید. در همان اول سخنرانی خود بگویید این جلسه برای چه مواردی نیست. برای مثال؛ خواهید توانست بگویید جلسه درباره ظرفیت تولید ماهانه است. می‌خواهیم امروز را به تجارت اختصاص دهیم.

۲٫ مشخص کردن هدف هر کدام از موارد دستور کار

درست است، نوع مواردی که در دستور کار مطرح می‌شود باید برای تمامی جلسه‌ها مشابه باشد. ولی اینها هر یک دارای بخش و مراحل جداگانه‌ای است. قبل از اینکه به دستور هر یک بپردازید هدف آن را کاملا مشخص کنید. شاید هدفتان ایده پردازی است. پس، هدف آن را مشخص و به صورت ساده‌تر و راحت در مورد آن بحث راه بیاندازید. چنانچه می‌خواهید تفکر خلاق را پرورش دهید اجازه در دست گرفتن آن توسط اعضای که عملگرا هستند را ندهید. به جای آن چنانچه در مورد دستور جلسه به تصمیم نیاز داشتید به بیان واضح معیارهای تصمیم بپردازید. این را مشخص کنید که آیا همه می‌توانند رای دهند، یا نه تصمیم بر عهده یک نفر است و بقیه می‌توانند پیشنهاد ارائه دهند.

۳٫ از افراد بخواهید پیشنهادهایشان را محدود کنند

از راه کار‌هایی که می‌توانید عرصه سخنرانی را بدست بگیرید، این بوده که برای اعضای که به سخنان شما گوش می‌دهند مشخص کنید انتظار دارید تا چه میزان در بحث‌ها شرکت کنند. خواهید توانست در مورد تحقیق که در دانشگاه MIT انجام شده است صحبت کنید. این تحقیق بر این نشان بوده که می‌توان هوش جمعی تیم را از روی میزان مشارکت اعضای تیم پیش بینی کرد. از افراد درخواست کنید که بحث‌های خود را به صورتی تنظیم کنند تا هر کسی به اندازه برایر بتواند فرصتی برای صحبت داشته باشد. از آنها بخواهید علاوه بر اینکه با هم موافقت دارد نظرات مخالف یا متفاوت را هم ابراز کنند. برای اینکار مثلا بگویید؛ من به دنبال ایده و نظرات متفاوت هستیم. پس، اگر همه با این موضوع موافق هستید بحث را به پایان برسانیم.

۴٫ توضیح دوباره قوانین اصلی

در اول جلسه خود قوانین اولیه را یادآوری کرده و به اعضا بگویید باید از آن تبعیت کنند. در بسیاری از مواقع افراد قوانین اولیه را یادداشت کرده، ولی در جلسات بعدی آن را فراموش می‌کنند. این را هم در نظر داشته باشید که این کار را زیاد تکرار نکنید و از قوانینی که فکر می‌کنید برای جلسه آن روز ضروری است انتخاب کنید. مثلا؛ بر این آگاه هستم که امروز می‌خواهیم در مورد موضوعی حساس صحبت کنیم، پس همه با هم تلاش کنیم جلسه با دید مثبت آغاز شود.

۵٫ جلوگیری از پرخاشگری منفعلانه

شاید شما خود این چنین باشید که از جلسه بیزار باشید. دلیل بر این است که معمولا زیادی طولانی هستند و علاوه بر آن بر مشکلات اصلی نیز پرداخته نمی‌شود. افراد زیادی هستند که جلسه قبل و جلسه بعد استفاده می‌کنند تا در مورد مشکلات ناخوش‌آیند صحبت کنند. این باعث می‌شود جلسه فقط اتلاف وقت باشد. برای داشتن سخنرانی شگفت انگیز از همه بخواهید مشکلات را در طول جلسه مطرح کنند نه بعد از جلسه تا از پرخاشگری منفعلانه جلوگیری شود. این را هم بدانید که این روش برای تمامی مواقع کار ساز نخواهد بود. ولی، بهترین کار این است که بحث‌های سخت و چالش برانگیز و نظر سنجی در بین تمامی افراد در جلسه انجام دهید نه اینکه در راهرو در موردش بحث کنید.

۶٫ تصمیم‌گیری در مورد بازنگری میزگرد

این را همیشه در ذهن خود داشته باشید که اگر در مورد موضوع میزگرد فکری نداشته باشید غفلت کرده‌اید. میزگرد، منظور جلسه‌ای در بین اعضا است که درباره وضعیت خود صحبت می‌کنند. میزگرد معمولا با توجه به ارزش کم بسیار وقت گیر بوده و زمینه را برای تمامی اعضای کم کار تیم فراهم می‌کند تا بتوانند جایشان را در شرکت تثبیت کند. برگزاری میزگرد همچنین می‌تواند یکی از موارد مهم برای بهبود عملکرد در محل کار و مدیریت باشد. اگر با توجه به موارد بالا فهمیدی که برگزاری میزگرد شما دارای این اتفاقات بوده بهتر است آن را عوض کنید. طوری میزگرد را مدیریت کنید که قادر باشید به مسائل مربوط موضوع دستور کار بپردازید. تنها زمان جلسه را کم کنید و اگر دیدید یکی از اعضا از موضوع اصلی دور شد او را متوقف کنید.