چگونه به طور موثر مذاکره کنیم؟

چگونه به طور موثر مذاکره کنیم؟ در مورد چگونگی داشتن مذاکره صحیح کمبود نظر متخصص وجود ندارد. زیرا، اگر به کتابفروشی‌ها، سایت‌های مختلف، دیدگاه افراد مشهور و …. مراجعه کنید و به صورت چشمی جستجویی در میان این موارد داشته باشید می‌توانید مشاهده کنید. اما تمامی این توصیه‌ها ارزشمند و قابل انجام نیست و تنها تعداد اندکی از این موارد در بین همه مشترک بوده و می‌تواند توصیه‌هایی برای مذاکره بهتر و موثر باشد. اگر به صورت دقیق‌تر بیان کنیم این توصیه‌ها بیشتر به ویژگی‌های شخصیتی افراد مرتبط می‌باشد. این افراد به قول معروف دارای پوستی ضخیم، اعتماد و عزت نفس بالا، بدون ترس از هر چیزی و دارای طرز فکر باز و بزرگ هستند. با توجه به گفته مذاکره کننده‌های بزرگ کسانی بهتر هستند که تنها بر روی موضوع مورد نظر تمرکز داشته باشند و توجهی به موارد دیگر ندارند.

تکنیک‌هایی که به داشتن مذاکره موفق کمک می‌کند

تمامی مواردی که برای داشتن مذاکره بهتر توسط افراد مشهور و در کتاب‌های مختلف چاپ شده ،خوب است و می‌تواند به مذاکره شما کمک کند. اما، شاید شما این ویژگی‌ها را در خود نداشته باشید که به معنی نالایق بودن در مذاکره نیست. یکی از کارشناسان بزرگ مذاکره برای این مورد می‌گوید: برای تبدیل شدن به معامله‌گر بزرگ و مذاکره کننده بهتر به تمرین تا ۸۰۰ ساعت نیاز دارید.

آماده سازی در هر کاری بسیار مهم است و این برای مذاکره نیز صدق می‌کند. چنانچه شما اطلاعی از ارزش معامله نداشته باشید و به دیدگاه طرف خود بی توجه باشید نخواهید توانست شروع کنید و به پیشنهادات واکنش نشان دهید. بنابراین جهت دستیابی به مراحل قابل انجام در میز مذاکره در ادامه همراه باشید تا بتوانید همانند بسیار از کارها آن را به خوبی و حرفه‌ای انجام دهید.

مذاکره‌ای پیروز داشته باشید

برای رسیدن به مذاکره‌ای پیروز شما باید با انواع تاکتیک‌های مذاکره آشنا شوید و بدانید در قبل و شروع مذاکره چه کاری انجام دهید، و بدانید در حین سوال و پیشنهاد چه جوابی بدهید.

۱٫ قبل رسیدن به مذاکره

قبل هر چیزی گزینه‌های مختلف را برای جایگزین کردن شناسایی کنید. راه مطلوب برای ارزیابی هر پیشنهادی این است که، آن را به‌ عنوان بهترین گزینه زمانی پای قراردادی در میان نیست بالا و پایین کنید. آنچه اغلب به عنوان بهترین گزینه برای توافق مذاکره یا BATNA نامیده می‌شود. (این اصطلاح توسط راجر فیشر و ویلیام اوری، نویسندگان کتاب پر فروش “آمادگی بله گفتن” سال ۱۹۹۱ استفاده شد.) ارزش این پیشنهاد می‌تواند تعیین کننده بهای نگهدارنده برای بدست آوردن یا از دست دادن معامله باشد. تعیین BATNA و ارزش پیشنهاد اولیه باعث افزایش تغییر پیشنهاد و قدرت چانه زنی می‌شود. فیشر و ویلیام اوری بر این عقیده هستند که اگر شما خوشحال‌تر معامله را به پایان برسانید بر روی نتیجه نهایی تاثیر خواهد گذاشت.

قبل از اینکه مذاکره داشته باشید طرف مقابل را به خوبی بشناسید و بدانید چه علاقه، انگیزه و یا حتی در صورت امکان نقطه ضعفی دارد. اگر این موارد را بررسی کنید خواهید توانست نقاط قوت و ضعف را بررسی کرده و همین باعث می‌شود با چانه زنی به نفع خود پیشنهادات بهتری را بدهید. این آگاهی باعث خواهد شد تا از دید طرف مقابل به معامله نگاهی بیاندازید و به صورت کلی در ذهنش نفوذ پیدا کنید.

از دیگر مواردی که مهم است و باید به آنها شناخت داشته باشید استاندارد و قواعد رسمی و غیر رسمی است تا بتوانید روح مذاکره را تحت تاثیر قرار دهید. توجه داشته باشید استانداردها معیارهایی جهت ارزیابی بندهای قرارداد است و افراد مذاکره کننده دوست دارند با اصولی که معتقدند تصمیم‌گیری کنند. در این باره ریچارد شل می‌گوید: بهترین کار شما این است که با توجه به استانداردهای مربوط نظارت و همچنین استاندارهای با توجه به موضوع هدفتان را نیز ایجاد کنید. این را هم در نظر داشته باشید که افراد دوست دارند شخصیت با اعتماد به نفس و منطقی داشته باشند و با قبولاندن این استاندارها به طرف برگ برنده را در دست داشته باشند. شما بهتر است پیشنهادهایتان را با استاندارهای موضوع بیان کنید و اگر این امکان را ندارید آماده بحث در مورد استثنا در استانداردهای طرف مقابل باشید.

۲٫ شروع مذاکره

کسی که اولین پیشنهاد را بدهد از مزایای برخوردار خواهد بود. پس بهتر است قاطع باشید و پیشنهاد خود را اول بیان کنید. با بیان اولین پیشنهاد شما نقطه‌ای را مشخص خواهید کرد که طرف مقابل باید به صورت ناخودآگاه با توجه به آن مذاکره را انجام دهد. چنانچه پیشنهاد اولیه طرف شما حس خوبی دارد بهتر است پیشنهاد خود را بالا تر از او بدهید، تا اگر موفقیت آمیز نبود بالاخره با توجه به پیشنهاد طرف به موافقت برسید. شاید پیشنهادی داشته باشید که از هدف اول کمی دور باشد. اما، اشکالی ندارد و بالاتر از قیمت پیشنهادی طرف پیشنهاد دهید و یا نه کمتر از پایین‌ترین قیمت پیشنهاد فروش بدهید. زیرا با توجه به نظر گلینسکی این مورد باعث ترس طرف خواهد شد و با توجه به ممکن بودن ترس زیاد می‌تواند به ضعف او در مذاکره تبدیل شود. این ترس نباید باشد چرا که شما پیشنهادی خارج از قوانین ارائه ندادید.

این را هم در نظر داشته باشید که یکی از اشتباهات افراد در مذاکره پیشنهاد اولیه را دادن است که می‌تواند ریسک باشد(البته برای افرادی تازه کار که مذاکره چندانی نداشته‌اند.) چرا که با دادن اولین پیشنهاد شما تعهدی در چانه زنی خواهید داشت. اگر پیشنهاد شما در مقابل با پیشنهادی که در ذهن طرف مقابل وجود دارد بهتر باشد، وی استراتژی مذاکره خود را با این پیشنهاد تغییر خواهد داد و به شما اجازه علنی کردن پیشنهاد شما را می‌دهد.

می‌توانید پیشنهادهای خود را به صورت همزمان و مساوی ارائه دهید. برای اینکه در مورد طرف مقابل بیشتر بدانید از گزینه‌های قرار گرفته در پروپوزال اولیه را پیشنهاد دهید که بر روی انواع موارد تاکید کرده است. اینکه شما این مورد را ارائه دهید یا نه باید ارزش مساوی داشته باشد. شما با بیان پیشنهادات خواهید توانست واکنش طرف را بررسی و با توجه به آن ادامه دهید.

۳٫ پاسخ به پیشنهاد

خود را برای یک پیشنهاد تهاجمی متقابلی آماده کنید. درست است که گفتیم پیشنهاد اول را بدهید. اما، ممکن است در موقعیتی نباشید که این کار را انجام دهید و با پیشنهاد طرف مقابل روبه رو شوید که با تحت تاثیر قرار گرفتن ببازید. در این موارد با توجه به نظر گلینسکی پیشنهادی را برای ارائه داشته باشید. به صورت کلی تمرکز خود را روی پیش‌بینی پیشنهاد اولیه طرف مقابل و یا پیشنهاد اولیه خود و مکمل‌های آن داشته باشید. در حین مذاکره محکم باشید و چنانچه دیدید طرف مقابل موضوع را با توجه به پیشنهاد اولیه خود تغییر داد می‌توانید مثلا از گفتن یک جک فضا را ملایم و دلپذیر کنید.

هیچ وقت کاری نکنید که با بیان تمامی اطلاعات به قول معروف دستتان کاملا به طرف مقابل رو شود، این مورد شما را ضعیف و بازنده خواهد کرد. شاید اگر دیدید که طرف پیشنهاد شما را بررسی می‌کند ممکن است تمایل به افشاری BATNA داشته باشید. تا می‌توانید از هر فرصتی برای کسب اطلاعات از طرف مقابل استفاده کنید. باید امتیاز خود را افزایش دهید، حتی اگر پیشنهاد اولیه او به نفعتان بود باز امتیاز بیشتری بگیرید. در این باره گلینسکی می‌گوید اگر شما اولین پیشنهاد را قبول کنید باعث پشیمانی طرف از پیشنهاد اولیه خود خواهد شد و این باعث می‌شود در ادامه به دنبال گرفتن امتیاز از شما باشد.

هر زمانی در مذاکره موردی را از دست دادید سعی در بدست آوردن چیزی متناسب با آن باشید. در این باره پروفسور دیپارک ماهوترا می‌گوید: اگر در مذاکره شرایط بد است و مجبورید امتیاز ارائه دهید، سعی کنید طرف مقابل از موضوع آگاه شود و بعد با توجه به آن امتیاز کسب کنید. حتی شما خواهید توانست امتیاز خود را به صورت بخش بخش بیان کنید. مثلا اگر قصد قیمت ۱۰ هزار دلار دارید ابتدا پیشنهاد ۸۰۰ دلار و بعد پیشنهاد ۲۰۰ دلار بدهید.

برخی از افراد در مذاکره از تمایل ذاتی انسان به انسجام سو استفاده می‌کنند. آنها با بیان ضررهای یک استاندارد و گرفتن تایید از شما سعی بر استفاده علیه خودتان دارند. همین باعث خواهید شد شما اجبار به تن دادن پیشنهاد خود کنید. هیچ وقت در مذاکره سوالی مهم را به صورت شفاف پاسخ ندهید و شرایطی را بدون ندانستن اهمیت آن در مذاکره قبول و یا رد نکنید. اگر این کار را کردید تا حد امکان قرار داد را با کلمات کلی مکتوب کنید.

در هنگام مذاکره چه رفتاری داشته باشیم؟

• مذاکره رو در رو یا از راه دور؟ با توجه به تحقیقاتی که رودریک سواب استادیار سازمانی INSEAD انجام داده است، مذاکره چهره به چهره زمانی مهم و مناسب است که افراد همدیگر را نشناسند. زمانی افراد هم را بشناسند و ملاقات رودررو باشد، اما از هم خوششان نیاید شرایط بسیار بد خواهد شد.
• چگونگی نشستن در میز مذاکره: رفتارشناسان می گویند، مذاکره در دور یک میز می‌تواند فضای رقابتی یا دفاعی و یا حتی یک تعارض را ایجاد کند. در گوشه میز یا در سمت خود به مذاکره بپردازید، محیطی مشترک‌تر ایجاد می‌کند.
• ساکت باشید، به جز زمانی که حرفی یا سوالی برای گفتن دارید: سکوت قدرتمند تر از کلمات است. افراد زیادی هستند که در مذاکره سکوت را به نوعی ناراحت‌کننده می‌دانند و آن را با صحبت کردن در مورد انتشار اطلاعات یا تجدید نظر در پیشنهاد خود پر می‌کنند. بهترین مذاکره کنندگان بیش از آنکه صحبت کنند گوش می‌دهند و می‌دانند که سؤال کردن یک روش اثبات شده برای جمع آوری اطلاعات است. همچنین فراموش نکنید که از زبان بدن برای برقراری ارتباط در مذاکره استفاده کنید. مثلا اگر طرف پیشنهادیرا به ضرر شما داد با تکان دادن سر و حالت بدن می‌توانید این مورد را به او بفهمانید.
• تقلیداز طرف مقابل: با توجه به تحقیقات بسیار زیاد دیده شده افراد به صورت ناخودآگاه در مذاکره رفتار طرف مقابل را تقلید می‌کنند. البته این بسیار موثر و مفید است. مثلا؛ دیده شده است گارسون‌هایی که بیشتر رفتار مشتریان را تقیلد می‌کنند به نوعی انعام بیشتری دریافت می‌کنند. آدام دی گالینسکی، گزارش می‌دهد که تقلید باعث ایجاد ارتباط بیشتر، منافع و وجه تشابه بیشتر می‌شود.

شما میزبان باشید یا نه؟

شاید بگویید اگر میزبان باشید و مکان را تعیین کنید امتیاز بیشتری دارید و این تا حدی درست است. ولی دلایلی نیز وجود دارد که می‌توانید میزبانی را به طرف مقابل بدهید. اگر شما به نوعی مهمان باشید حس احترام و آرامش را خواهید داشت و همین باعث می‌شود تا از اخلاق و فرهنگ طرف مطلع شوید. اما، اگر می‌دانید اتاق شما باعث قدرت بیشتر شما می‌شود تا در طرف مقابل تاثیر بگذارد مذاکره را در اتاق خود برگزار کنید.