مبانی مدیریت پول

مبانی مدیریت پول

دریافت حقوق و مدیریت پول می تواند یک تجارت دشوار باشد، زیرا علاوه بر مشتریان، جریان نقدینگی و مدیریت صحیح حساب های شما چیزی است که باعث می شود کسب و کار شما به سرعت ادامه یابد. در نتیجه، دریافت حقوق به طور کامل و به موقع، و همچنین درک مدیریت پول، باید به یک اولویت تبدیل شود، حتی اگر یک حسابدار یا حسابدار را برای مدیریت دفاتر استخدام کنید. شما همچنان باید با اصول اولیه حسابداری و مدیریت پول و فعالیت هایی مانند درک اعتبار، خواندن صورت های بانکی و فرم های مالیاتی، و درک حساب های دریافتنی و پرداختنی آشنا شوید. همچنین باید به گزینه‌های پرداخت خریدی که به مشتریان ارائه می‌دهید، از جمله پول نقد، چک، کارت‌های نقدی، کارت‌های اعتباری و گزینه‌های پرداخت آنلاین، و همچنین تعیین شرایط پرداخت و وصول بدهی در صورت عدم پرداخت، دقت کنید.

افتتاح حساب بانکی
هنگامی که نامی را انتخاب کردید و کسب و کار خود را ثبت کردید، باید یک حساب بانکی تجاری باز کنید. راه اندازی یک حساب بانکی تجاری آسان است. با انتخاب بانکی که می‌خواهید با آن کار کنید، شروع کنید – برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب فکر کنید – و برای تنظیم قرار ملاقات برای افتتاح حساب تماس بگیرید. خیلی بیشتر از این مورد نیاز نیست. با این حال، وقتی می‌روید، مطمئن شوید که مدارک شناسایی شخصی و همچنین مدارک ثبت نام کسب‌وکار و مجوز کسب و کار خود را گرفته‌اید، زیرا معمولاً برای افتتاح حساب بانکی تجاری به این موارد نیاز است. مرحله بعدی واریز وجوه به حساب جدید شما خواهد بود (حتی ۱۰۰ دلار هم مشکلی ندارد). اگر اعتبار شما سالم است، از بانک نیز بخواهید که یک خط اعتباری به حساب شما متصل کند، که می تواند در هنگام خرید برای کسب و کار یا در دوره های فروش پایین برای پوشش سربار تا زمانی که تجارت افزایش یابد، بسیار مفید باشد. همچنین حتماً در مورد حساب تجاری کارت اعتباری، حساب بدهی و سایر خدمات کسب و کار کوچک سؤال کنید.

حسابداری
هنگامی که زمان تنظیم دفترهای مالی خود فرا می رسد، دو گزینه دارید: خودتان این کار را انجام دهید یا یک حسابدار یا حسابدار استخدام کنید. ممکن است بخواهید هر دو را با نگهداری دفاتر خود و استخدام یک حسابدار برای تهیه صورت های مالی پایان سال و فرم های مالیاتی انجام دهید. اگر تصمیم دارید کتاب های خود را نگه دارید، مطمئن شوید که روی نرم افزارهای حسابداری مانند Quickbooks یا Quicken سرمایه گذاری کرده اید زیرا استفاده از آنها آسان است و حسابداری را تقریباً لذت بخش می کند. اکثر برنامه های نرم افزار حسابداری به شما امکان می دهند فاکتور ایجاد کنید، مانده حساب بانکی و اطلاعات حساب تاجر را پیگیری کنید و حساب های پرداختنی و دریافتنی را پیگیری کنید.

اگر حتی با کمک نرم افزار حسابداری در مورد توانایی های حسابداری خود مطمئن نیستید، ممکن است بخواهید یک حسابدار برای انجام دفاتر به صورت ماهانه و یک حسابدار رسمی برای حسابرسی دفاتر فصلی و تهیه صورت های تجاری پایان سال و مالیات استخدام کنید. برمی گرداند. برای یافتن حسابدار یا حسابدار در منطقه خود، می توانید با انجمن حسابداران خبره ایالات متحده یا مؤسسه حسابداران حرفه ای آمریکا تماس بگیرید. در کانادا، می توانید با حسابداران خبره کانادا یا انجمن حسابداران کانادا تماس بگیرید.

اگر فقط آخر هفته ها پنجره ها را می شویید تا چند دلار اضافی کسب کنید، نیازی به نرم افزار حسابداری یا خدمات حسابداری نیست. به سادگی در یک دفتر کل سرمایه گذاری کنید و تمام هزینه های تجاری و فروش را ثبت کنید. از آنجایی که شما این کار را به تنهایی انجام می دهید، هنگام محاسبه میزان سرمایه گذاری در کسب و کار خود در مقابل درآمدها و سود مورد انتظار، حتما از یک رویکرد عقل سلیم استفاده کنید. همچنین به یاد داشته باشید که تمام سوابق تجاری و مالیاتی را تا هفت سال در مکانی خشک و امن نگهداری کنید. این حداکثر مدت زمانی است که IRS و Revenue Canada می توانند اطلاعات درآمد و هزینه های کسب و کار گذشته را درخواست کنند.

پذیرش وجه نقد، چک و کارت نقدی
در فضای کسب و کار فوق رقابتی امروزی، شما باید راه های زیادی برای پرداخت از جمله پول نقد، کارت نقدی، کارت اعتباری و پول نقد الکترونیکی در اختیار مشتریان قرار دهید. ارائه این گزینه های پرداخت هزینه ای دارد – کارمزد حساب، کارمزد تراکنش، اجاره تجهیزات و کارمزد تاجر بر اساس درصدی از کل ارزش فروش. اما این هزینه ها را باید به عنوان هزینه انجام تجارت در قرن بیست و یکم در نظر گرفت. با این حال، می توانید با خرید بهترین خدمات با بهترین قیمت، هزینه ها را کاهش دهید. همه بانک ها، حساب های تجاری و خدمات پردازش پرداخت یکسان نیستند و کارمزدها بسیار متفاوت است. همچنین می‌توانید با انجمن‌های تجاری کوچک مانند اتاق بازرگانی چک کنید تا ببینید آیا تخفیف‌هایی برای اعضا ارائه می‌دهند یا خیر. غیر معمول نیست که تا ۲ درصد در هزینه های تجاری کارت اعتباری صرفه جویی کنید. فقط به یاد داشته باشید، مصرف کنندگان وقتی زمان پرداخت هزینه خریدشان فرا می رسد، انتظار انتخاب دارند، و اگر تصمیم گرفتید این انتخاب ها را ارائه نکنید، انتظار فروش کمتری را داشته باشید.

پول نقد اولین راه برای دریافت پول است که بسیار عالی است زیرا مایع است و نیازی به زمان پردازش ندارد. به همان سرعتی که پول نقد وارد می شود، می توانید از آن برای پرداخت صورت حساب ها و سرمایه گذاری در فعالیت های تجاری برای افزایش درآمد و سود استفاده کنید. نقطه ضعف اصلی این است که پول نقد خطرناک است زیرا ممکن است مورد سرقت قرار بگیرید یا آن را از دست بدهید. در مواردی مانند آن، اگر معامله کاغذی به عنوان مدرک وجود نداشته باشد، دریافت از شرکت بیمه شما ممکن است دشوار باشد. حتی اگر ترجیح می‌دهید پول نقد دریافت نکنید، افرادی هستند که به صورت نقدی پرداخت می‌کنند، بنابراین عادت کنید در ساعات روز به سپرده‌گذاری روزانه بانکی بپردازید. همچنین برای مواقعی که نمی توانید به بانک بروید، روی یک گاوصندوق با کیفیت خوب برای ذخیره پول نقد سرمایه گذاری کنید.

اگر یک تجارت خدماتی دارید، یکی از محبوب‌ترین روش‌هایی که مردم همچنان برای خدمات پرداخت می‌کنند، چک است. شما باید اقدامات احتیاطی را انجام دهید تا مطمئن شوید که چک لاستیکی را نگه ندارید، به خصوص در هنگام برخورد با مشتریان جدید. بخواهید شناسه عکسی ببینید و شماره گواهینامه رانندگی مشتری را روی چک بنویسید. اگر مبلغ چک از چند صد دلار بیشتر شد، از خریدار بخواهید چک را تأیید کند یا در عوض آن را با پیش نویس بانکی پرداخت کند، به خصوص اگر مشتری تازه وارد تجارت شما باشد. همچنین عادت کنید که تاریخ ها و مبالغ دلار را بررسی کنید تا مطمئن شوید که درست هستند. من چند بار با تاریخ ها و مبالغ دلاری اشتباه گرفتار شده ام و به دلیل یک خطای ساده دریافت چک جدید ممکن است زمان بر باشد.

کارت‌های نقدی گزینه دیگری هستند، اما برای پذیرش آن‌ها باید ترمینال کارت نقدی خریداری یا اجاره کنید. اکثر بانک ها و اتحادیه های اعتباری تجهیزات و خدمات کارت نقدی را به مشتریان تجاری ارائه می دهند. تجهیزات پردازشی حدود ۴۰ دلار در ماه برای پایانه متصل به یک خط تلفن معمولی و حدود ۱۰۰ دلار در ماه برای پایانه تلفن همراه، به اضافه هزینه خط تلفن یا خدمات تلفن همراه، به شما پرداخت می کند. همچنین برای هر تراکنش کارت نقدی، کارمزد تراکنش توسط بانک دریافت می‌شود و توسط شما قابل پرداخت است که بر اساس متغیرهایی مانند ارزش دلاری و دفعات استفاده، از ۱۰ سنت تا ۵۰ سنت در هر تراکنش متغیر است.

باز کردن یک حساب تجاری کارت اعتباری
بسیاری از مصرف کنندگان به طور کلی پول کاغذی را به نفع پلاستیک برای خرید کالاها و خدمات جایگزین کرده اند. در واقع، دادن گزینه پرداخت به مشتریان برای خرید با کارت اعتباری اغلب برای موفقیت بسیار مهم است. این امر مخصوصاً اگر قصد انجام تجارت در وب را دارید، صادق است، زیرا کارت های اعتباری و پول نقد الکترونیکی برای تکمیل تقریباً تمام فروش های اینترنتی و تراکنش های مالی استفاده می شود. برای ارائه گزینه های پرداخت کارت اعتباری به مشتریان، باید یک حساب تجاری کارت اعتباری باز کنید. با مراجعه به بانک یا اتحادیه اعتباری خود یا تماس با کارگزار حساب تجاری مانند ۱st American Card Service، Cardservice International یا Merchant Account Express برای پرس و جو در مورد افتتاح حساب شروع کنید. اگر اعتبار شما درست باشد، با موانع کمی روبرو خواهید شد. اگر اعتبار شما ضعیف باشد، ممکن است برای باز کردن حساب تجاری مشکل داشته باشید یا مجبور شوید یک سپرده امنیتی قابل توجه ارائه دهید. اگر هنوز موفق نشدید، بهترین گزینه بعدی افتتاح حساب در یک ارائه دهنده خدمات پرداخت آنلاین است که در بخش بعدی به آن پرداخته می شود.

مزایای باز کردن یک حساب تجاری کارت اعتباری که به شما امکان می دهد پرداخت های کارت اعتباری را بپذیرید بسیار زیاد است. در واقع، مطالعات ثابت کرده است که بازرگانانی که کارت های اعتباری را می پذیرند، می توانند فروش خود را تا ۵۰ درصد افزایش دهند. ناگفته نماند که می توانید پرداخت های کارت اعتباری را به صورت آنلاین، تلفنی، پستی و حضوری بپذیرید و همچنین با اخذ مجوز شارژ ماهانه یا توافقی از کارت اعتباری مشتری، خدمات خود را به صورت اقساطی بفروشید. البته، همه این مزایا دارای هزینه هستند، به خصوص وقتی در نظر داشته باشید که باید هزینه برنامه، هزینه راه اندازی، خرید یا اجاره تجهیزات پردازش و نرم افزار، پرداخت هزینه های اداری و بیانیه، و پرداخت هزینه های پردازش و تراکنش را بپردازید. از ۲ تا ۸ درصد بر حجم کل فروش. بار دیگر، این هزینه ها باید به عنوان هزینه انجام تجارت در نظر گرفته شود.

خدمات پرداخت آنلاین
خدمات پرداخت آنلاین به افراد و مشاغل امکان مبادله ارز به صورت الکترونیکی از طریق اینترنت را می دهد. این خدمات در بین مصرف کنندگان و بازرگانان بسیار محبوب است. پی پال یکی از محبوب ترین سرویس های پرداخت آنلاین با بیش از ۴۰ میلیون عضو در ۴۵ کشور است که خدمات حساب شخصی و تجاری را ارائه می دهد. هر دو نوع حساب اجازه می دهند وجوه به صورت الکترونیکی بین اعضا منتقل شود، اما فقط حساب تجاری به بازرگانان امکان می دهد پرداخت های کارت اعتباری برای کالاها و خدمات را بپذیرند. مزایای خدمات پرداخت آنلاین این است که باز کردن آنها سریع، آسان و ارزان است، بدون در نظر گرفتن رتبه اعتباری شما یا حجم فروش پیش بینی شده، و شما می توانید از هر مشتری با یک حساب ایمیل، مبلغی را دریافت کنید. می توانید وجوه را مستقیماً به حساب خود واریز کنید، چک صادر و پست کنید.

یا وجوهی را در حساب خود بگذارید تا با استفاده از کارت نقدی خود از آن استفاده کنید. تنها عیب واقعی این است که اکثر خدمات مشتریان شما را برای تکمیل تراکنش به وب سایت خود هدایت می کنند. این می تواند باعث سردرگمی افرادی شود که در برخی موارد خرید را رها می کنند. با این وجود، مزایای خدمات پرداخت آنلاین بسیار بیشتر از معایب آن است.

ایجاد شرایط پرداخت
هر صاحب کسب و کار کوچک همچنین باید یک سیاست شرایط پرداخت را ایجاد کند. اگرچه شما مطمئناً می خواهید روش پرداخت خود را استاندارد کنید، در عین حال باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشید تا نیازهای مشتریان را به صورت فردی برآورده کنید. تنظیم شرایط پرداخت، سپرده ها، پیشرفت پرداخت ها و تمدید اعتبار را پوشش می دهد. ایجاد شرایط پرداخت واضح و مکتوب با مشتریان قبل از ارائه خدمات یا ارائه محصول بسیار مهم است. شرایط پرداخت شما باید در فرم های برآورد شما چاپ شود، در قراردادهای رسمی و سفارشات کاری گنجانده شود، و در صورتحساب های نهایی و صورت حساب ماهانه شما چاپ شود.

تضمین سپرده ها
اگر شما یک کسب و کار خدماتی دارید، باید عادت کنید که قبل از ارائه خدمات از مشتریان ودیعه بخواهید، به خصوص اگر کار شامل فروش محصول نیز باشد که باید از قبل توسط شما پرداخت شود. در این صورت، ودیعه باید حداقل برای ارزش مصالح باشد. اگر فقط نیروی کار را تامین می کنید، سعی کنید قبل از ارائه هر گونه خدمات، حداقل یک سوم تا نیمی از ارزش کل قرارداد را سپرده گذاری کنید. فرم سفارش یا قرارداد شما باید اطلاعات سپرده را به وضوح بیان کند. اطلاعات مربوط به سفارش‌ها یا قراردادهای لغو شده و سیاست بازپرداخت شما نیز باید در فرم‌های شما باشد. تضمین سپرده بهترین راه برای اطمینان از این است که در صورت لغو کار یا قرارداد توسط مشتری، حداقل، هزینه‌های اولیه از جیب شما پوشش داده می‌شود.

پرداخت های پیشرفت
پرداخت های پیشروی نیز راهی است برای اطمینان از اینکه خود را در معرض خطرات مالی قرار نمی دهید. کلید تضمین موفقیت آمیز پرداخت های پیشرفت، تنظیم قرارداد و شرایط پرداخت است. در مورد مبلغی که در مراحل مختلف پروژه پرداخت می شود توافق کنید. می توانید از درصدهایی برای محاسبه پیشرفت پرداخت ها استفاده کنید، مانند ۲۵ درصد سپرده، ۲۵ درصد پس از تحویل هر گونه مواد، ۲۵ درصد پس از تکمیل قابل توجه، و مانده در تکمیل یا ظرف ۳۰ روز پس از تکمیل قابل توجه. یا ممکن است بر اساس شاخص هایی که مربوط به حوزه کاری خاص، شغل یا خدمات ارائه شده است، پرداخت های پیشرفت ملموس تری را ترتیب دهید. صرف‌نظر از سیستمی که استفاده می‌کنید، پرداخت‌های پیشرفت در مشاغل بزرگ‌تر می‌تواند به‌طور چشمگیری میزان ریسک مالی شما را کاهش دهد.

تمدید اعتبار
در بیشتر موارد، نیازی به اعطای اعتبار به مصرف‌کنندگان نیست، مگر اینکه خدماتی مانند کنترل آفات را ارائه دهید که به صورت ماهانه صورت‌حساب می‌شود یا یک قرارداد عمده که به صورت مرحله‌ای تکمیل می‌شود. به عنوان یک قاعده کلی، هنگامی که یک تراکنش کامل شد، باید به طور کامل پرداخت شود. با این حال، در مورد فروش تجارت به کسب و کار، مشتریان تجاری معمولاً نوعی اعتبار را بر اساس حساب گردان می خواهند، مانند ۳۰، ۶۰، ۹۰ یا گاهی اوقات ۱۲۰ روز پس از تحویل محصول یا تکمیل خدمات. . در حالت ایده‌آل، می‌خواهید در سریع‌ترین زمان ممکن پرداخت شود، بنابراین اگر فاکتورها ظرف یک هفته پرداخت شوند، ممکن است بخواهید ۲ درصد تخفیف ارائه دهید. و اگر اعتبار را تمدید می کنید، مطمئن شوید که ابتدا یک بررسی اعتباری انجام دهید، به خصوص زمانی که مبالغ زیادی در خطر است. سه آژانس اصلی گزارش‌دهی اعتباری در خدمت ایالات متحده و کانادا هستند: Trans Union، Equifaxand Experian. هر سه دفتر اعتباری تقریباً برای هر شخص، تجارت و سازمانی که تا به حال درخواست اعتبار کرده اند، پرونده های اعتباری را جمع آوری و نگهداری می کنند.

جمع آوری بدهی
مهم نیست که چقدر در زمینه اعطای امتیازات اعتباری به مشتریان دقت کنید، هر چند وقت یکبار به موقع یا اصلاً پولی به شما پرداخت نمی شود. برای دریافت حقوق چه کاری می توانید انجام دهید؟ اولین قانون دریافت پول این است که خطوط ارتباطی با مشتری متخلف خود را باز نگه دارید و با استفاده از تماس‌های تلفنی، نامه‌ها و ملاقات‌های شخصی، فشار دریافت پول را ادامه دهید. شما نمی توانید از نظر قانونی مشتریان را بترسانید تا به شما پول پرداخت کنند، اما می توانید توضیح دهید که چرا پرداخت به شما به نفع آنهاست – یعنی حفظ روابط تجاری شما دست نخورده، که عدم پرداخت می تواند به رتبه اعتباری آنها لطمه بزند یا اینکه در صورت انجام این کار ممکن است از آنها شکایت کنید. نپرداختن.

گزینه دیگر استخدام یک آژانس جمع آوری برای وصول بدهی معوق است. آژانس های جمع آوری به طور کلی درصدی از کل مبلغ بدهی را به عنوان کارمزد دریافت می کنند که می تواند تا ۵۰ درصد باشد. انجمن حرفه ای اعتبار و جمع آوری نقطه شروع خوبی برای یافتن یک آژانس مجموعه برای همکاری است.

گزینه نهایی شما این است که حساب معوق را به دادگاه دعاوی کوچک ببرید، اما به یاد داشته باشید که دادگاه های دعاوی کوچک محدودیت هایی برای شکایت در ایالت یا استان خود دارند که از ۱۵۰۰ تا ۲۵۰۰۰ دلار متغیر است. هزینه های تشکیل پرونده براساس ایالت و استان نیز متفاوت است و این هزینه ها باید از قبل پرداخت شود. اما اگر برنده شوید، هزینه ها به جایزه شما اضافه می شود. به عنوان یک قاعده کلی، صاحبان مشاغل کوچک که افراد را به دلیل عدم پرداخت به دادگاه می برند، عموماً نماینده خود هستند، زیرا مبلغ جایزه بالقوه معمولاً ناچیز است و هزینه ها و هزینه های وکلا را توجیه نمی کند. حتی اگر برنده شوید، لزوماً مبلغی که به شما تعلق می گیرد پرداخت نمی شود. شما ممکن است برنده قضاوت شوید، اما همچنان باید متهم را از طریق تخصیص درآمد یا توقیف دارایی ها تعقیب کنید تا حقوق دریافت کنید. می توانید با تماس با دادگاه محلی خود، در مورد فرآیند دادگاه دعاوی کوچک و هزینه های تشکیل پرونده اطلاعات بیشتری کسب کنید.

تیم آموزشی آکادمی کاریزما و دکتر علی جاوید

برگرفته از سایت کارآفرین